先日、お昼ご飯を食べている雑談の中で、ビル管理のことが話題になりました。

”ビル毎に違っている管理業務の仕様を統一させようと思ったが、統一は難しいなあ”という話がきっかけでした。

ビル管理業務に限らず、仕事を依頼するときには、依頼する側が、「何を、どのような条件で依頼するか」ということを仕様としてまとめ、仕事を受ける側に提示します。

「仕様」と一言で言っても、大まかなもの、いわば枠組みを示すものから、細かく定めているものもあります。

それは、基本的には、業務の内容によって決まります。

大まかなものがよい場合は、創造性が鍵となるときです。

細かく定めているほうが良いものの代表例は、具体的な作業です。しかし、本来、細かく定めていることが望ましいときでも、依頼する側が仕様を詰め切れていないときがあります。

これは、２つのケースに分けられると思います。

一つは、他の部分が決まらないと、その部分の仕様が決められないというケースです。これは、やむをえないです。他の部分を決めてから仕様を決めることになります。

もう一つは、依頼する側が、”そもそも何を決めれば良いかわからない”、または、”決める基準を持っていない”というケースです。これらは、後々問題が起きる懸念が高くなります。

ビル経営について言えば、ビル管理の各種業務について、多くは細かい仕様を定めた方が良いでしょう。

このとき大切なことは、どのような仕様にするかは、それぞれのビルの貸ビル市場における位置付け、ビル経営の方針に沿ったものとして決めるということです。

市場での位置付けが不明確であるとか、方針がないまま仕様を決めると、必要な品質が確保できない、逆に、必要以上のことをしている（つまり、無駄な支出）ことになります。

複数のビルを持っている場合や、管理会社からの提案で、もしかすると、「他のビルでも同じ仕様だから、このビルも同じ仕様で」と考えるかもしれません。しかし、もし、そのようにして決めていた、または、「昔からこの仕様だから」ということであれば、仕様を決める基本である”ビルの位置付け等”に立ち返って考えてはいかがでしょうか。